Melhore a comunicação, alinhe a organização

Ruídos na comunicação. Projetos iguais ou similares sendo desenvolvidos ao mesmo tempo na companhia. Decisões que demoram demais para serem tomadas. Decisões unilaterais. Erros. Desperdícios. Silos organizacionais. Pessoas frustradas, estressadas e desmotivadas. Rusgas entre os colaboradores.

Você já deve ter vivenciado algum desses problemas. Todos eles são sintomas do desalinhamento dentro de uma organização. Não dedicar esforços para garantir o alinhamento entre áreas prejudica a eficiência, a produtividade e, no longo prazo, o sucesso de uma empresa.

Em um mundo ideal…

Todos os times e pessoas dentro de uma organização estão alinhados. Esse alinhamento leva a inúmeros benefícios:

• Maior eficiência: áreas alinhadas trabalham com mais eficiência, reduzindo desperdícios. Isso representa uma economia de tempo das pessoas e dinheiro do negócio, ou seja, os recursos mais preciosos dentro de uma organização;
• Melhores decisões: com mais aproveitamento da inteligência coletiva da empresa, as tomadas de decisão se tornam mais ágeis e eficazes;
• Maior colaboração: quando as pessoas colaboram mais, surgem melhores ideias, há mais inovação e melhores resultados;
• Colaboradores mais motivados: o senso de unidade e propósito dentro da empresa, provocado pelo alinhamento generalizado, melhora a motivação e o engajamento dos colaboradores;
• Melhor experiência do cliente: claro que todos os benefícios citados anteriormente levam a uma melhor experiência para os clientes. Times alinhados e pessoas engajadas entregam um serviço melhor e mais consistente.

Resumindo, o alinhamento entre áreas dentro de uma empresa pode levar a uma organização mais coesa, eficiente e eficaz, mais capaz de atingir seus objetivos e atender às necessidades dos seus clientes.

Mas como chegar lá?

Alinhar as diferentes áreas de uma empresa pode ser um processo bem complexo, quando os sintomas do desalinhamento são muito intensos. Entretanto, existem algumas estratégias que podem ser utilizadas para promover o alinhamento:

Base estratégica muito clara

Missão e visão bem definidas e esclarecidas podem ajudar a alinhar diferentes áreas, pois contribuem para um entendimento compartilhado dos objetivos e propósito da empresa.

Metas e objetivos definidos

Metas e objetivos claramente definidos podem ajudar diferentes áreas a trabalhar na direção de um propósito comum, ao mesmo tempo em que fornecem uma estrutura para medir o progresso.

Funções e responsabilidades bem estabelecidas

A definição de funções e responsabilidades pode ajudar a evitar confusão e garantir que todos estejam trabalhando para os mesmos objetivos à sua maneira.

Processos e sistemas eficazes implementados

Processos e sistemas eficazes podem ajudar a simplificar os fluxos de trabalho e garantir que diferentes áreas trabalhem juntas de maneira eficiente e eficaz.

Comunicação e colaboração facilitadas

Canais de comunicação abertos e uma cultura de colaboração podem ajudar a quebrar os silos entre diferentes áreas e incentivar as equipes a trabalharem juntas em busca de objetivos compartilhados.

Falando em comunicação…

Quando analisamos uma empresa em profundidade, é muito comum diagnosticar que a maioria dos seus problemas são causados pelo desalinhamento entre áreas. Esse, por sua vez, provocado por falta de uma boa comunicação.

Quando nos comunicamos de forma clara, assertiva e confiante, temos o poder de conquistar o comprometimento das pessoas, negociar melhor os recursos que necessitamos para alcançar o que desejamos e, claro, alinhar uma organização inteira.

Portanto, reuni seis dicas para você melhorar hoje mesmo a forma como se comunica e, dessa forma, contribuir para que a sua empresa seja uma organização mais alinhada e funcional.

1. Dois ouvidos, uma boca

A escuta ativa é fundamental para uma comunicação de qualidade. Por isso, eu começo com esta dica: escute, empatize e elabore as suas próprias emoções antes de responder. Sempre que falamos em um diálogo, temos o poder de redirecioná-lo. Portanto, escute além das palavras, entenda o que as pessoas querem dizer quando gritam ou quando não falam.

2. Intenção positiva

Confesso que elaborar com sabedoria as minhas próprias emoções antes de responder é a parte mais difícil para mim. Tendo a reagir espontaneamente, impulsivamente, por isso, algumas vezes acabo enviando mensagens que não são tão construtivas. Algo que me ajuda muito na comunicação é esse pressuposto da PNL: todo comportamento tem uma intenção positiva, ou seja, qualquer comportamento do outro responde a uma necessidade interna e subjetiva, nem sempre consciente ou observável. Com isso em mente, consigo me desvencilhar mais facilmente de emoções negativas provocadas pela mensagem do outro e assumir uma postura de curiosidade em relação às necessidades que o levaram a enviar determinada mensagem.

3. Postura confiante

Ao falar, assuma uma postura que transmita confiança. Posicione os seus ombros para trás, mantenha as suas costas retas e cabeça paralela ao chão. É importante também ter atenção à posição dos seus braços: evite cruzá-los para não ‘se fechar’ às mensagens alheias ou movimentá-los demais para não tirar a atenção da sua própria mensagem.

4. Ritmo certo

Falando lentamente, você transmite calma. Ao fazer pausas estratégicas no seu discurso, você permite que os seus interlocutores reflitam sobre a sua mensagem. Ao falar rapidamente, você pode energizar e motivar as pessoas. Defina as reações que você deseja e dê o ritmo certo para as suas palavras!

5. Use a entonação e o volume da sua voz

Mais importante do que usar a entonação ou o volume ideais, é variá-los! Falar sempre no mesmo tom ou no mesmo volume pode dar sono aos seus interlocutores. Busque modular a sua entonação de acordo com a importância de cada palavra para o discurso. O volume também é um recurso super interessante: se você falar mais baixo, irá chamar a atenção das pessoas para a sua fala e atribuir seriedade a sua mensagem.

6. Ensaie discursos importantes

Escreva os tópicos que você precisa abordar, escolha com cuidado as suas palavras e ensaie o seu discurso em frente ao espelho. Observe a sua postura natural e torne-a mais confiante. Teste diferentes entonações e escolha aquelas que levarão mais impacto para o seu discurso. Elimine mensagens desnecessárias e dê ênfase para a sua mensagem mais importante. Transforme sua mensagem em uma história. Use adequadamente o humor para dar mais leveza ao seu discurso. Identifique e amenize os seus vícios de linguagem. Acredite: ensaiar fará uma diferença enorme na mensagem que você transmitirá.

Que tal colocar em prática pelo menos uma dessas dicas ainda hoje? Espero que tenha um efeito muito positivo na sua vida e no seu trabalho. Tem alguma prática que você utiliza para promover o alinhamento entre pessoas e times? Eu vou adorar saber!